,Con independencia de que en tu empresa exista un sistema de aseguramiento de la calidad y se haya implantado un procedimiento de gestión documental, lo cierto, es que nunca le damos toda la importancia que se merece.

No solo debemos pensar en la gestión documental como un procedimiento de calidad, sino que debe estar integrado en nuestro flujo normal de trabajo, pero además, debe estar automatizado. Y debe estar automatizado, de forma que la gestión documental no suponga un trabajo adicional, sino que nos ahorre trabajo a la hora de desempeñar nuestra labor habitual.

Gestión documental informatizada

Control de versiones

Aunque existen algunos documentos que pueden no sufrir modificaciones en nuestra organización, como son los documentos recibidos de terceros, lo cierto es que prácticamente todos se ven alterados durante la propia vida del documento.

Desde el momento mismo del nacimiento de un documento, este se ve alterado, y no solo es importante reconocer cual es la última versión de un documento, sino que también es importante conocer el origen de los cambios. Tanto el motivo que ha originado una nueva versión, como el autor que la ha motivado.

Dentro del mundo del desarrollo de software, nos encontramos con los sistemas de control de versiones, como puede ser GIT. Sin embargo, para el control documental, donde muchos de los archivos están en formato binario, es necesario utilizar otro tipo de herramientas que nos permita gestionar los documentos.

En particular, necesitamos una herramienta que registre cada uno de los documentos, y sus correspondientes versiones. Además debe ser capaz de garantizar la originalidad de cualquier documento.

Documentos en formato PDF

Sin lugar a dudas, hoy en día, el formato básico para gestionar la documentación son los documentos en formato PDF. Los documentos en formato PDF, tienen una serie de características que los hacen recomendables para la gestión documental informatizada

• Es un formato ampliamente extendido. Hoy en día cualquier sistema operativo dispone de herramientas para leerlo.
• Nos permiten garantizar que son documentos no han sido alterados, utilizando para ello códigos hash, en caso de ser necesario.
• Se pueden firmar digitalmente.
• Permiten añadir metadatos.

Incluso es posible utilizar documentos PDF híbridos, donde está incluido el código fuente a partir del cual se generó el propio documento.

Flujo de trabajo

Como he comentado anteriormente, es fundamental, que la gestión documental no suponga un paso o tarea adicional, sino que esté dentro del propio flujo de trabajo. Así por ejemplo, algunos pasos que deben estar contemplados dentro de la gestión documental informatizada son los siguientes,

• Recepción de documentación. Todo documento, que se recibe debe pasar de inmediato al sistema de gestión documental, de forma que recibirá un código, y en su caso, la ubicación en la que se encuentre, en caso de ser formato papel. En este último caso, el documento se debe escanear, para que pueda quedar registrado.
• Transmisión de documentación. Toda la transmisión de documentación debe hacerse mediante el software, ya sea de forma automática o forzada. Así cuando un usuario, necesita un documento y lo descarga de la aplicación, esto queda registrado en el sistema y con ello se ha generado el correspondiente documento de transmisión. A la vez, cuando surge una nueva versión de un documento, el sistema, es capaz de avisar a todos los usuarios que tienen una versión anterior, o que tienen que tener ese documento. El caso de transmisión forzada, se produce cuando, por ejemplo, llega un documento externo para un usuario y es registrado por un tercero. Este tercer usuario debe notificar al destinatario que este documento está disponible para él. De esta manera queda registrado tanto la notificación de la llegada del documento como el momento en el destinatario descarga el documento. Así todo el proceso queda perfectamente documentado.
• Envío de documentación. Para la salida de documentación de un usuario a otro, dentro de la propia empresa o centro de trabajo, este se realiza mediante notificaciones, y nunca mediante el envío directo del documento, de forma que de nuevo quedan registrados ambos eventos, tanto la notificación como la recepción. Para el caso de envío de documentación a usuarios externos, esta debe realizarse también desde la propia aplicación. La solución óptima es que los usuarios externos tengan acceso a la misma plataforma. Sin embargo, para el caso de que no la tengan porque no quieran, siempre se puede recurrir a que el sistema envía una notificación vía correo electrónico o mediante otro sistema, y en ese correo electrónico se indica un enlace para descarga del documento. De nuevo, se registran ambos eventos, el envío de la notificación y la descarga del documento por parte del tercero. Incluso, y de forma automatizada se puede enviar una segunda notificación al tercero, en caso de que transcurrido un plazo no haya descargado el documento o al emisor, para avisarle de la situación.
• Los correos electrónicos y los mensajes. Una de las ventajas de una gestión documental informatizada, es sin duda la posibilidad de informar a los distintos usuarios de la aplicación, o en definitiva, a los poseedores de la documentación, de la existencia de nuevas versiones de un determinado documento, o de nuevos documentos que se interrelacionen con los que actualmente poseen. En ocasiones es importante o incluso, es vital, que el poseedor de un documento sepa que exista una nueva versión. Todo esto se puede automatizar con el envío de correos electrónicos, notificaciones push o con el uso de otras aplicaciones de mensajería como puede ser Telegram.

Metadatos o la información adicional de un documento

Además de registrar los documentos que entran, los documentos que se generan, los usuarios que han tenido acceso a un determinado documento y las notificaciones, hay otra información fundamental y necesaria para completar la gestión documental, que son los metadatos.

Los metadatos son toda esa información adicional que nos permite clasificar, gestionar y sobre todo buscar y localizar un documento, y que no forman parte del documento en si. De hecho, los metadatos son uno de los dos componentes fundamentales de cualquier documento. El otro componente fundamental es, por supuesto, el contenido. Puede existir un componente mas, que es la firma electrónica.

Algunos de esos metadatos pueden ser los siguientes,

• Fecha de creación
• Etiquetas
• Categoría o categorías
• Título
• Descripción
• Localización, en el caso de que el original sea en formato papel.
• El código hash del documento, que nos permite certificar que no ha sido alterado en ningún momento.
• Un código de referencia

No solo se pueden incluir estos metadatos, sino que las posibilidades se deben adaptar a las necesidades. Así, es posible que sea necesario incluir croquis, notas u otro tipo de información adicional que permita que la localización de un documento tenga mayor valor.

En este sentido, es posible crear una interrelación con otros documentos, ya sea en sentido vertical y horizontal.

Roles

Al igual como sucede con la trazabilidad, un aspecto importante a la hora de la gestión documental es un uso adecuado de roles. Aquí es importante diferenciar entre los diferentes participantes en la gestión documental,

• El que genera el documento
• El responsable de revisar
• La persona que aprueba un documento
• La o las personas que tienen o que pueden tener acceso al documento
• Las personas que tienen que estar informadas de cambios en el documento.

Es importante que cada uno de las personas que forman parte de la organización estén asignadas al rol adecuado. Además es posible crear roles específicos para documentos o conjuntos de documentos especialmente sensibles o que formen parte de un determinado grupo.

Organización de la documentación

Como he comentado anteriormente, la documentación puede relacionarse de forma vertical u horizontal, pero en cualquier caso, esto puede mostrarse gráficamente, en forma de árbol. De esta manera, cualquier documento es fácilmente accesible a cualquier usuario, siempre y cuando tenga el rol adecuado para acceder al documento.

Utilizando una representación como la mostrada en la captura de pantalla anterior, no solo tenemos acceso a los diferentes documentos en vigor, sino también a las revisiones anuladas de cada documento. En esta imagen, la documentación está organizada según el proyecto al que hace referencia, pero puede estar organizada por departamentos, o bien, que cada departamento tenga su propia organización.

Revisiones

Si en nuestra gestión documental está contemplado el uso de revisiones, estas deben estar accesibles a los diferentes usuarios. Es mas, las revisiones deben considerarse como un documento mas.

Cada documento lleva asociado los receptores de la documentación, y en su caso, dependiendo de las características del documento, la fecha en la que recibió el mismo. Este información debe estar disponible junto a la información del documento. Y es fundamental para que de forma automatizada el sistema avise a cada uno de los usuarios de la aparición de un nuevo documento, o de la anulación de un documento por una nueva revisión.

Entrega de documentación

Automatización de la entrega

Un evento importante en toda gestión documental, es la entrega o envío de documentación. Es importante tener un acuse de recibo de que el receptor tiene el documento. Preferentemente todo esto debe hacerse vía telemática. El proceso debe ser el siguiente,

• Se genera un nuevo documento o revisión
• Se envía un correo electrónico, notificación push o mensaje a todos los afectados. En ese mensaje debe figurar un enlace desde el que descargar el nuevo documento.
• El afectado al descargar el documento generará un nuevo evento correspondiente a la recepción del documento. En ese evento, figurará tanto la identificación del usuario, como el documento, y por supuesto, la fecha de recepción.
• En el caso de que el afectado, transcurrido un tiempo determinado, no ha descargado el documento, se enviará un nuevo mensaje y se notificará a quien proceda.

De esta manera, toda la gestión documental se hace de forma automatizada, sin prácticamente la necesidad de intervención de otros usuarios, lo cual la hace efectiva.

Entrega manual

En ocasiones, por las circunstancias que sea, no es posible realizar la entrega automatizada de documentación descrita en el apartado anterior. En este caso, la entrega debe hacer de forma manual. Esto, conlleva mas trabajo, pues es necesario que el evento de recepción se haga de forma manual. Sin embargo, también es relativamente sencillo, crear un evento de recepción, para ello, se rellenarán los campos necesarios, de acuerdo al cuadro de diálogo de la captura de pantalla siguiente,

Una vez cumplimentado todos los datos, e indicados los documentos que se entregan en el evento de recepción, se generará un documento para que, tanto emisor como destinatario lo firmen. Evidentemente, estas nuevos documentos deben quedar registrados dentro de nuestra aplicación de gestión documental.