Una práctica habitual y necesaria en cualquier proceso en el que haya implicado personal,maquinaria y materiales, es la realización de un parte diario de trabajo. En ese parte diario de trabajo, se suele reflejar el personal, maquinaria y materiales, ajeno a la propia empresa que no trabaja a destajo. Esto es una práctica habitual, aunque existen empresas que también documentan el trabajo realizado por los recursos propios e incluso, la información relativa a los destajos.

No existe un procedimiento general ni establecido, ni una metodología similar. Cada empresa, recoge aquella información que considera relevante. Ahora bien, lo que es generalizado es que prácticamente ninguna empresa recoge esa información digitalmente. Toda esta información se recoge en papel, antes por listeros, y ahora por los propios encargados de obra. Una vez recogida, en raras ocasiones se trascribe a soporte informático, y en caso de hacerlo, solo se hace el resumen de todo ello.

lo innegable, es que toda esta información, no solo aporta una visión real del coste diario de la obra, sino que nos proporciona una importante información a futuros, permitiéndonos tener ratios, costes, tiempos, plazos, y muchas mas información.

Otro de los problemas que se presenta actualmente, es la cantidad de documentación administrativa necesaria para que un recurso, ya sea mano de obra, maquinaria o material, pueda acceder a su puesto de trabajo. Es necesario que haya una comunicación fluida entre el responsable de la gestión de esa documentación, y el responsable que está a pie de tajo. Pero además es importante, que esta comunicación sea prácticamente instantánea, para evitar que se produzcan pérdidas de tiempo, o que un recurso acceda, sin tener toda la documentación en regla.

La solución

La solución pasa ciertamente porque toda esta información sobre los recursos empleados, ya sea en un obra, o en cualquier otro proceso, se haga directamente mediante una aplicación informática. De esta manera, diariamente se conoce no solo los recursos empleados para las tareas asignadas, sino que también se puede conocer el coste, en el caso de que la aplicación lleve asociado el precio de cada recurso.

De la misma manera, cuando el gestor administrativo, comprueba que se dispone de toda la documentación, y esta es correcta, simplemente lo informa a través de la misma aplicación informática. De esta manera es todo mas rápido, sencillo y fluido.

Dependiendo del puesto de trabajo, ubicación, medios, etc, la solución a implantar puede ser desde una aplicación informática en un ordenador, como el ejemplo que veremos mas adelante, a incluso utilizar una tableta para acceder a esa información.

Una aplicación de parte diario de trabajo

La aplicación de parte diario de trabajo, es una evolución de una sencilla base de datos, que con los años se fue complicando hasta lo que es actualmente. Donde como he indicado se llega, mediante los correspondientes informes, a tener una valoración diaria, semanal y mensual del coste repercutido.

Existen dos variantes,

• La primera requiere algo mas de infraestructura, pues es necesario montar un servidor de bases de datos, o en su caso, y dependiendo de como se quiera, es necesario una infraestructura tipo LAMP. Pero tampoco es necesario preocuparse por el coste de este tipo de solución, puesto que se requiere equipos de no muy altas prestaciones. Todo dependerá de la sensibilidad de la información, etc. A parte del servidor, necesitaremos otros dispositivos para conectarse al mismo, para la persona que se encarga de gestionar la documentación, el que recoge la información de los recursos en el tajo, para revisar los informes, etc. Sin embargo, la mayoría de este personal, ya dispone de sus propios dispositivos, con lo que no será necesario realizar gastos adicionales. Por otro lado, también es posible gestionar un servidor central que se encargue de gestionar varios centros de trabajo, con lo que si bien, el coste puede ser algo mayor, para asegurar la información, la repercusión será mínima.
• La segunda de las variantes, es una aplicación monopuesto. Esto es, una aplicación para la persona que recoge la información. El problema de esta solución, es que no abarca todo el problema. Dado que si bien, recogeremos toda la información, no tendremos controlado el personal que puede acceder al puesto de trabajo, y tampoco tendremos toda esa información de forma inmediata.

Desde luego, la solución óptima es la primera, montar un servidor. Como he comentado, aunque representa un coste adicional, por la infraestructura adicional, esta se puede amortizar fácilmente entre varios centros de trabajo. Además, este servidor, se puede utilizar no únicamente para esta solución, sino también, para otras soluciones relacionadas, con la documentación de los trabajos realizados.

Algo que no podemos obviar al gestionar toda esa documentación son los permisos. No todos los usuarios de la aplicación, deben o pueden acceder a todas las partes de la misma. No es necesario que la persona que está a pie de tajo conozca los precios de cada recurso, o incluso la persona que gestiona la documentación de los recursos. Cada usuario tiene que tener los permisos necesarios y suficientes, para desempeñar su trabajo.

Para ello, cuando un usuario vaya a acceder a la aplicación se debe identificar con su nombre de usuario y contraseña

Una vez identificado, internamente la aplicación en función del rol que tiene asignado, le dará permisos para acceder a una parte u otra de la aplicación.

Control de documentación

Empresas colaboradoras

Como he comentado anteriormente, una de las partes importantes de esta aplicación es el control de las empresas con las que se trabaja. Para ello, es necesario proporcionar toda la información necesaria. Y realizar un chequeo de que toda la documentación está recibida y es correcta. Esta documentación se puede gestionar de forma manual, o bien, extraerla, de otra servicio, en caso de tener externalizado este trabajo.

En el caso de que la gestión de la documentación estuviera externalizada, la aplicación se conectaría vía API, con la documentación gestionada externamente, y esta se reflejaría en la aplicación de partes. De cualquier forma, la responsabilidad recae sobre la contrata, con lo que es necesario realizar un chequeo de que toda la información es correcta y está actualizada.

Finalmente, se trata de decenas de empresas colaboradoras, y comprobar que todo es apto, se puede convertir en una labor tediosa. Así, para facilitar el trabajo toda esta información se puede recoger en tablas de forma, que de un simple vistazo, se tenga información pormenorizada y a tiempo real de lo que está sucediendo. Igualmente, se puede realizar avisos, en pantalla o incluso vía correo electrónico, o utilizando aplicaciones como Telegram, no solo al usuario encargado de comprobar todo esto, sino también, y directamente a la empresa colaboradora.

Control de recursos

Igual que se procede con las empresas colaboradoras a la hora de la documentación, igualmente se tiene que hacer con los recursos de cada una de las empresas colaboradoras. Así por ejemplo para el caso de mano de obra, el cuadro de diálogo es algo similar al que muestro en la siguiente captura de pantalla,

Igual que en el caso de las empresas colaboradoras, en el caso de los recursos, se puede recoger toda esa información en una única tabla. Quizá en este caso, con mas motivo, dado que la cantidad de información que se recoge es mucho mayor.

Una de las características mas interesantes de tener toda esta información informatizada es la inmediatez  de las notificaciones. Conforme el administrativo actualiza la información, se puede enviar directamente un mensaje vía Telegram o mediante una notificación push, a la persona que está a pie de obra para que autorice o no el acceso a la obra al recurso. Esto sin que sea necesario que el administrativo realice ninguna acción.

Por último, en lo referente al control de los recursos, la automatización a la hora de registrar recursos se puede llevar a cualquier punto. Es posible asignar a cada recurso un documento identificativo con un código QR, de forma que el encargado lo registre escaneando este código. De esta manera ya quedará registrado el recurso, y no será necesario añadirlo posteriormente al parte. En su caso, será necesario indicar cantidad, horas, etc. Lo que he comprobado durante este tiempo, es que cualquier acción que suponga un ahorro a la persona que tiene que hacer el trabajo, redunda en una mejor aceptación.

Parte diario de trabajo

Todo esta información que se ha introducido previamente, tanto la relativa a las empresas colaboradoras, como a los propios recursos, finalmente aparece en el formulario del parte diario de trabajo que debe realizar el encargado. Así el encargado de confeccionar el parte diario de trabajo, debe seleccionar aquellos recursos que han intervenido en ese día y en ese tajo, y asignarles la duración del trabajo. Igualmente deberán indicar el tiempo emplezado para realizar esa tarea, y si esa tarea se ha realizado por destajo.

Aquí es importante dar las máximas facilidades al usuario para que pueda realizar el parte lo más cómodamente posible, y en el menor tiempo. Así, tiene que existir opciones para duplicar un parte de un día a otro, atendiendo a que normalmente las actividades no suelen variar excesivamente entre días consecutivos. O para borrar los comentarios. E incluso la opción de dividir el parte en tres secciones correspondientes a mano de obra, maquinaria y materiales, por ejemplo.

Como he mencionado anteriormente, es importante que la persona que realice el parte diario de trabajo encuentre en esta herramienta una ayuda para realizar esta tarea. Una tarea que por otro lado es tediosa.

Informes

Una vez hemos recogido toda esta información, proceso que se hace de forma diaria, se puede procesar, para obtener los correspondientes informes. Estos informes, son completamente configurables, tanto en aspecto como en contenido. Igualmente, es posible dar permisos a los diferentes roles, para ver los diferentes informes. Hay informes que no son relevantes para determinados roles, mientras que son necesarios para otros roles.

Así por ejemplo, para la persona que confecciona el parte diario de trabajo, el modelo de informe de este, sería algo similar a lo que muestro en la siguiente captura de pantalla,

Mientras que para la persona que se encarga de gestionar toda la documentación de los recursos, no necesita estar al tanto del parte diario, pero si necesita un informe donde se recojan todas las horas realizadas en el mes, o un listado de todas las personas que han participado.

Igualmente, desde el punto de vista económico, es fundamental, poder tener toda esta información valorada, y convenientemente imputada a sus centros de coste. Ya sea diariamente, como puede ser de forma mensual.

Conclusiones

Como puedes ver se trata de una potente herramienta, que nos permite recopilar toda la información que en muchas ocasiones se pierde, y procesarla. Por otro lado, la implantación es relativamente sencilla, y se puede particularizar según las necesidades, adaptándola a los distintos procesos y procedimientos de la empresa. Y por supuesto, se trata de una solución totalmente escalable.