Trazabilidad

Dentro de cualquier proceso, en el que se parta de unos materiales, hasta llegar a un producto terminado, la trazabilidad, es con toda seguridad, uno de los aspectos mas importantes para garantizar la calidad del resultado final.

Así, la norma UNE 66.901-92 define la trazabilidad como

la capacidad para reconstruir el historial de la utilización o la localización de un artículo o producto mediante una identificación registrada

Ciertamente para conseguir llegar a este punto, es necesario, tener reflejado de forma documental este historial de utilización o localización.

Ahora bien, probablemente, la trazabilidad es una de las labores mas tediosas en los procesos de aseguramiento de la calidad. Sin embargo, este trabajo es un proceso que se puede simplificar, mejorar, ampliar y sistematizar.

El registro

El aspecto mas importante a la hora de conseguir una buena trazabilidad es registrar todos los eventos que le suceden a nuestro producto. Y es precisamente en este punto donde normalmente se falla. Dependiendo del sector al que nos refiramos, la calidad es algo secundario o terciario, en el sentido de que se relega por detrás de otros aspectos.

La solución se encuentra en que el registro, no sea un proceso adicional, debe ser un proceso principal. Para conseguir esto, el registro de estos eventos debe estar encadenado con otros aspectos. Todos los intervinientes en el proceso deben estar implicados, de forma que forma parte de su trabajo diario. Sin embargo, este trabajo debe suponer un ahorro de tiempo y no un sobreesfuerzo. Por ejemplo,

Cada vez que se realiza un registro simultáneamente se anota la ubicación del producto. Lo cual puede servir para comprobar si la ubicación es correcta, o al revés. Es decir, cuando se toma la ubicación, se registra su trazabilidad.
Además de anotarse la ubicación se puede comprobar si está correctamente ubicado, o si es conforme a las prescripciones, o si está dentro de tolerancia.
Igualmente se anota el estado del producto en un momento determinado, es decir, en una fecha y hora.

Todos esto que normalmente se encuentra en distintos puntos del sistema de calidad, se pueden agrupar en un solo registro, de forma que se simplifica el trabajo.

Una de las ventajas de utilizar una aplicación informática a la hora de realizar los registros, es que muchos datos no son necesario introducirlos. Por ejemplo las fechas, se introducen de forma automática, y parte de los datos ya están incluidos. Además se evita cometer errores, o se detectan con mas facilidad.

Otra de las ventajas es que la comprobación de las tolerancias, las puede realizar la aplicación. Es decir, todos los cálculos necesarios se encarga la aplicación en llevarlos a cabo, y simplemente mostrar un Aceptado o Rechazado, según sea el caso.

Tratamiento de la información

De entre las muchas virtudes que presenta un sistema informatizado para el seguimiento de la trazabilidad de productos y artículos es el tratamiento de la información.

Todos los registros que producen los diferentes eventos por los que pasa un producto o artículo, generan una gran cantidad de información, que es importante tratar para poder facilitar al usuario su interpretación y procesamiento. De toda esta información, no solo se extraerá aspectos relativos puramente al aseguramiento de la calidad, sino otros muchos como,

Diferentes índices relativos a la productividad como rendimientos, tiempos y ratios.
El registro de los diferentes eventos lleva asociado fechas y en su caso mediciones. Con esto, la medición y facturación de empresas colaboradoras a final de mes, es un proceso inmediato, y no necesita de otros trabajos adicionales. Esto es fundamental para conseguir que el registro sea un proceso principal, como indicábamos antes. Este es precisamente un punto en el que representa un ahorro de tiempo para la persona que debe realizar las mediciones, puesto que este trabajo lo ha estado realizando diariamente.
En el caso de que se haya contemplado importes, se puede obtener directamente costes. Igualmente, que en el caso anterior, para aquel responsable de realizar la valoración del trabajo efectuado por empresas colaboradoras, tener el sistema de trazabilidad informatizado representa una ventaja, pues es inmediato obtener la valoración de los mismos.

Roles

Un aspecto importante a la hora de la gestión de la trazabilidad es el uso de roles. No todos los que intervienen en el proceso necesariamente tienen que tener acceso de lectura o de lectura y escritura, a la información. No solo se trata de una cuestión de confidencialidad, sino también una cuestión de fiabilidad. Existen determinado aspectos que no todos los usuarios están capacitados a tratar.

Así por ejemplo, un usuario que está encargado de registrar eventos, no necesita acceso al módulo de costes o mediciones, o incluso no tiene porque tener conocimiento de si el producto está dentro de tolerancia o no. De la misma forma, un usuario que tiene acceso al módulo de costes, no debería tener acceso de escritura al registro de eventos.

También es posible asignar alarmas en el caso de que se produzca un rechazo o un incumplimiento de una tolerancia, de forma que un determinado rol sea informado de forma inmediata cuando este se produce para que pueda tomar las medidas oportunas.

Documentación

Aunque uno de los objetos de realizar la trazabilidad informatizada es tener toda la documentación digitalizada y poder acceder a la misma desde cualquier punto, lo cierto es que puede ser necesario tener que entregar esta documentación a un tercero.

Con este objeto, es posible exportar toda la documentación a otros formatos, ya sea hojas de cálculo o informes preestablecidos en formato PDF. Esto nos permite tratarlo posteriormente, en el caso de hojas de cálculo, o bien enviarlo vía correo electrónico u otro medio, ya sea de forma automatizada e inmediata o no.

Un ejemplo práctico. Trazabilidad de tubería.

Como ejemplo a lo indicado, en la obra Tramo E de la conexión del curso bajo del río Júcar con el tramo V, implementamos e implantamos un sistema de trazabilidad informatizado para la tubería.

Con este sistema se realizaba,

Recepción de la tubería, donde se realizaba una inspección visual de la misma conforme llegaba a obra, y se tomaban medidas de las dimensiones de la misma, para determinar si cumplía las tolerancias requeridas al fabricante.

Control en obra. En este punto se registraba los distintos eventos por los que pasaba la tubería. Llegada a puerto, a obra, cuando se montaba, cuando se soldaba y cuando se pintaba. Para de estas fechas se asignaban de forma automática, en el momento que se realizaba el control topográfico, y otras debían realizar de forma manual. A la vez, se registraba que soldador realiza cada soldadura y cuando, y se indicaba cual era el tubo anterior, para tener una trazabilidad completa.

Control topográfico. Con el fin de facilitar el trabajo de topografía se introdujo el eje de la conducción de forma analítica en la aplicación. De esta forma, el jefe de topografía indcaba las coordenadas del tubo, y a partir de ahí la aplicación determinaba las coordenadas teóricas donde debía estar ese tubo, tanto en planta como en alzado. Inmediatamente se determinaba si el montaje realizado estaba dentro de tolerancias o era necesario modificarlo.
Además se añadió la posibilidad de incorporar fotografías para documentar con mayor precisión el estado de cada tubo.
Ensayos y reparaciones. Cada una de las soldaduras llevaba como mínimo dos ensayos uno por líquidos penetrantes y otro por partículas magnéticas. Esto se documentaba en la pestaña correspondiente, indicando la situación. En el caso de que fuera necesario realizar reparaciones determinadas por los ensayos correspondientes, se documentaba de la misma forma.